اسکن اسناد
هدف از سامان‌دهي فيزيكي و الكترونيكي (اسکن اسناد) و به‌روزرساني اسناد دستيابي به موارد ذيل است:
– ايجاد سهولت در آرشيو، طبقه‌بندي و دسترسي به اسناد
– كاهش حجم بايگاني و امكان ذخيره الكترونيكي اسناد
– بالا بردن ايمني اسناد در مقابل حوادث طبيعي و غيرطبيعي
– حذف عمليات تكراري و غيرضروري در آرشيو نمودن اسناد
– از بين رفتن مخاطرات ناشي از جابجايي اسناد و جلوگيري از گم شدن و بروز آسيبهاي فيزيکي احتمالي
– فراهم آوردن امكان انواع جستجو بر روي متن اسناد ، فيلدهاي اطلاعاتي و ساختار طبقه بندي اسناد
– دسترسي به اطلاعات به‌روز شده با سرعت و سهولت از طريق بستر شبکه داخلي شركت و يا درصورت تمايل از طريق سرويس دهنده وب با امكان تعريف سطوح مختلف امنيتي
– امكان كنترل و نظارت مديريت بر نحوه بايگاني و نحوه دسترسي كاربران مختلف به اسناد فني
– امكان تبادل اسناد به‌صورت الكترونيكي جهت افزايش سرعت دسترسي، سهولت در تكثير با حفظ ايمني و رعايت حدود دسترسي
– افزايش كارايي مديران در بررسي گزارش‌ها و تصميم‌گيري‌هاي مقتضي بر اساس اطلاعات دسته‌بندي شده و به‌روز
دیدگاهتان را بنویسید